Voitures de fonction ou voitures de service : Principes généraux

De nombreuses règles doivent être respectées lorsque l'employeur décide d'attribuer une voiture de fonction ou de service à un salarié. Il peut être relativement complexe pour un employeur de savoir quel type de véhicule attribuer à son salarié. En effet, différents points doivent être pris en compte notamment : les conditions d'attribution, d'utilisation mais aussi de restitution du véhicule.

       

Est-ce qu’une voiture attribuée par l’employeur est forcément un avantage en nature ?

De manière générale, la rémunération d'un salarié lui est versée en argent. Néanmoins, un salarié peut tout à fait être rémunéré sur la base d'avantages en nature, sous réserve toutefois que la valeur réelle de ces avantages en nature permet au salarié d'obtenir un salaire au moins égal au SMIC (Salaire Minimum Interprofessionnel de Croissance).

En principe, un avantage en nature est un bien ou un service accordé à un ou plusieurs salariés d'une entreprise. Cette attribution peut être gracieuse ou nécessiter une participation financière de la part du salarié. La participation du salarié devra dans tous les cas être inférieure à la valeur réelle du bien fourni.

En somme, dans le cas où un salarié bénéficie d'un avantage en nature, celui-ci aura le caractère d'accessoire du salaire versé en numéraire (argent) au salarié concerné, auquel cas il s'ajoutera en tant que tel au salaire de base.

 

Quelle différence faire entre véhicule de service et véhicule de fonction ?

Avant toute chose, l'employeur doit choisir s'il souhaite attribuer à son salarié un véhicule de service ou un véhicule de fonction.

Véhicule de service

Le véhicule de service, aussi appelé véhicule d'utilisation collective, est destiné à un usage purement professionnel. Ce type de véhicule sera donc utilisé par le salarié seulement pour effectuer des trajets professionnels. Tel sera notamment le cas des véhicules de livraison ou encore des cyclomoteurs utilisés par les coursiers.

Ces véhicules devront donc être stationnés sur le parking de l'entreprise tous les soirs, excepté si le salarié a été autorisé à effectuer des trajets entre son domicile et son premier et dernier lieu d'intervention.

Dans tous les cas, ces véhicules ne sont pas attribués à titre individuel.

Véhicule de fonction

Contrairement au véhicule de fonction, qui lui est attribué de manière individuelle, la définition que l'on peut retenir de ce véhicule est celle d'un véhicule mis à la disposition d'un salarié, le plus fréquemment à la fois pour ses déplacements professionnels mais aussi personnels. L'attribution d'un véhicule de fonction ne fait toutefois pas obstacle à ce que ce véhicule soit attribué pour un usage exclusivement professionnel.

La voiture de fonction permet donc d'être utilisée durant les périodes de congés du salarié ou durant les week-ends.

Pour rappel, la notion de véhicule d'entreprise regroupe simplement le terme de véhicule de fonction et celui de véhicule de service.

 

Est-il intéressant d'avoir une voiture de fonction ?

L'intérêt est double quant au fait d'accorder une voiture de fonction à un salarié. En effet, l'intérêt premier pour l'entreprise est de faire bénéficier un salarié de ce type d'avantage au lieu de procéder à une augmentation salariale.

Il est nécessaire de préciser que depuis le 1er février 2003, un nouveau barème d'évaluation de l'avantage fiscal et social est créé concernant l'utilisation privée d'un véhicule d'entreprise. Ce barème vient réduire de manière significative les économies faites par les entreprises.

Dans tous les cas, l'avantage en nature permet au salarié de faire des économies sur des frais dont il aurait dû en principe assumer la charge. En effet, cela permettra notamment au salarié de faire des économies sur l'achat et l'entretien du véhicule. Ces économies permettront de compenser le coût fiscal et social dû à l'augmentation salariale liée à cet avantage.

 

Sur quels motifs attribuer une voiture de fonction à un salarié ?

Lorsqu'un employeur décide d'attribuer une voiture de fonction à un salarié, il doit en principe respecter certains critères :

– Les fonctions exercées par le salarié ;

En effet, les fonctions exercées par le salarié constituent le première critère. Cela pourra notamment être le cas des salariés étant amené à intervenir chez des clients de l'entreprise.

– La politique salariale de l'entreprise.

Une entreprise peut utiliser l'argument d'attribution d'une voiture de fonction pour accroître l'envie de certains candidats à venir travailler chez eux.

L'employeur peut aussi utiliser cet avantage en nature comme un moyen de valorisation salariale. Cet avantage pourra souvent être considéré comme une marque de reconnaissance du travail accompli.

 

Qui a le droit de conduire un véhicule de fonction ?

De manière générale, les cadres en convention de forfait annuel en jours ou en heures bénéficient souvent de ce type d'avantage en nature. Toutefois, seul l'employeur reste décisionnaire quant au choix des personnes qui pourront obtenir un véhicule de fonction.

 

A quoi veiller lors de l'attribution d'une voiture de fonction ?

Dans la mesure où il s'agit d'un avantage accordé à certains salariés seulement, l'employeur ne peut lésiner sur un principe : l'égalité de traitement.

Principe rappelé par de nombreux arrêts rendus par la chambre sociale de la Cour de cassation, ce principe connaît toutefois des exceptions. Il est donc tout à fait possible d’attribuer un avantage à un salarié sans en faire bénéficier d’autres d’une même entreprise en situation identique, si cela est justifié par des règles d’octroi préalablement définies et contrôlables (Cass ; soc ; 30 janvier 2008, n° 06-46.447).

Il est donc nécessaire de supprimer les différences de traitement reposant sur un motif discriminatoire.

Pour rappel, seule l'entreprise est titulaire de la carte grise du véhicule mis à disposition pour le salarié, soit en tant que propriétaire, soit en tant que locataire. L'entreprise est donc la seule propriétaire du véhicule.

 

Le contrat de travail doit-il faire mention d'une clause pour un véhicule de fonction ou de service ?

Une clause peut être insérée au sein du contrat de travail du salarié concernant la mise à disposition d'une voiture de fonction ou de service. Dans une telle hypothèse il pourra être précisé au sein de ce contrat si l'employeur souhaite réserver l'utilisation de cette voiture aux seuls besoins professionnels ou si le salarié aura la possibilité d'utiliser ce véhicule à titre privé.

Un règlement d'utilisation pourra aussi être mis en œuvre. Dans ce cas, le contrat de travail peut tout à fait renvoyer à ce règlement.

Le mentions suivantes pourront notamment être insérées au sein du contrat de travail, à savoir :

– les caractéristiques du ou des véhicules de fonction ;

– l'obligation d'être titulaire du permis de conduire en plus de la nécessité d'avertir l'employeur dans le cas d'une suspension, d'un retrait, d'une annulation du permis de conduire ou encore d'une infraction routière liée à son utilisation ;

– l'usage professionnel ou personnel du véhicule (ou les deux), précision faite du fait qu'il s'agira d'un avantage en nature en cas d'usage personnel ;

– les modalités relatives à l'entretien du véhicule ;

A titre informatif, le fait pour un salarié de ne pas entretenir le véhicule mis à sa disposition par application des recommandations insérées au contrat de travail ou du règlement, peut justifier le licenciement dudit salarié. En effet, il avait été décidé que : "Le retard de la salariée dans l'entretien et les révisions périodiques du véhicule de location, mis à sa disposition par l'employeur, avait eu pour conséquence un refus de prise en charge d'un sinistre ultérieur par le constructeur et causé un préjudice à l'employeur." (Cass ; soc ; 12 décembre 2013, n° 12-25.298).

– les modalités relatives à la restitution du véhicule dans l'hypothèse d'une rupture du contrat de travail ;

– les modalités d'informations de l'employeur ou du DRH quant aux accidents et infractions au code de la route ;

– les modalités relatives à l'assurance du véhicule et la possibilité ou non d'utilisation du véhicule par un tiers (des membres de la famille par exemple) ;

– des dispositions concernant l'usage du véhicule en cas de suspension du contrat de travail (arrêt maladie …) ;

– les modalités relatives au remboursement de frais engagés (frais de carburant, parking, péage …), notamment par la production de factures.

A titre informatif, la loi prévoit que cette clause insérée au sein du contrat de travail ne peut pas faire mention du fait que la suspension du permis de conduire conduirait automatiquement à constituer une cause de licenciement. Ainsi, un licenciement fondé exclusivement sur une clause prévoyant ce type de suspension, est privée de cause réelle et sérieuse (Cass ; soc ; 12 février 2014, n° 12-11.554).

 

Comment apparaît la voiture de fonction sur la fiche de paie ?

La fiche de paie devra faire mention de "avantage en nature : véhicule", et ce, deux fois au sein des éléments de paie, dans la mesure où cela fait partie des éléments de la rémunération.

En effet, cette ligne devra figurer une première fois en haut de fiche, additionnée au salaire de base pour pouvoir calculer le total brut, puis une seconde fois dans la partie relative au total des cotisations et contributions. La seconde ligne du bulletin de paie permet notamment d'enlever cet avantage du salaire net à payer au salarié.

 

Le salarié a t-il une participation financière s'il détient un véhicule de fonction ou de service ?

Selon les entreprises, le salarié pourra être amené à prendre en charge différents frais liés au véhicule mis à sa disposition

Les modalités relatives aux frais de carburant ou encore à la prise en charge de l'assurance automobile devront avoir été préalablement établies, soit au sein du contrat de travail du salarié, soit au sein du règlement d'utilisation auquel renvoie le contrat de travail.

Ces frais pourront donc soit être à la charge du salarié, soit de l'employeur en fonction de ce qui aura été décidé par la direction.

 

Qui doit procéder à la déclaration du véhicule de fonction auprès des impôts ?

Dans le cas d’une mise à disposition d'un véhicule de fonction à un salarié, celui-ci devra procéder à la déclaration de cet avantage lors de sa déclaration des impôts sur le revenu . En effet, dès lors qu'un véhicule est mis à la disposition d'un salarié dans la finalité de l'utiliser à la fois de manière professionnelle mais aussi à des fins personnelles, cette utilisation privée prend le caractère d'avantage en nature imposable.

 

Comment calculer l'avantage en nature d'un véhicule de fonction ?

L'employeur aura la possibilité d'évaluer cet avantage de deux manières différentes, à savoir :

– évaluation d'après sa valeur réelle ;

– évaluation forfaitaire.

Il sera ainsi nécessaire de se baser sur l'annexe – RSA- Evaluation de l'avantage résultant de l'usage privé d'un véhicule mis à la disposition du salarié. Cette annexe permet notamment d'opérer une distinction entre un véhicule acheté et un véhicule en location (le cas échéant avec option d'achat). Dans cette dernière hypothèse l'employeur est seulement locataire du véhicule.

Lorsqu'il sera question d'un véhicule électrique mis à la disposition du salarié durant une période comprise entre le 1er janvier et le 31 décembre 2022, les éléments suivants devront être pris en considération :

– n'entrent pas en compte dans le calcul de l'avantage en nature, les frais d'électricité payés par l'employeur ayant permis de recharger le véhicule ;

– l'évaluation en nature d'un véhicule électrique pourra être évaluée après application d'un abattement de 50 % avec un plafond de 1800 euros/an.

 

À lire : La revalorisation à la hausse du SMIC au 1er mai 2022

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Photo : Pixabay

À propos de l'auteur
Laurie Gomari

Laurie Gomari - Juriste au sein des Éditions Legimedia.

Diplômée d'un Master I en droit social et d'un Master II en GRH Audit social, je suis juriste d'entreprise en droit social au sein des Editions Legimedia. Mes compétences actuelles me permettent de relever différents défis et de répondre aux attentes des clients en matière de règlementation sociale. [...]

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