Comment évaluer un avantage en nature pour véhicule dans son entreprise ?

Lorsqu’un employeur souhaite accorder un avantage en nature au sein de son entreprise, il se pose la question de savoir comment procéder au niveau de l’évaluation de cet avantage en nature, notamment lorsqu’il s’agit de véhicules destinés aux dirigeants de l’entreprise.

Est-ce avantageux d’avoir une voiture de fonction ?

Le principal facteur qui permet de différencier un véhicule de fonction d’un véhicule de société est l’utilisation qui en est faite de ce véhicule.

Définition d’un véhicule de fonction

Un avantage en nature véhicule de fonction est généralement accordé par un employeur à ses salariés lorsque ceux-ci exercent des fonctions commerciales nécessitant beaucoup de déplacements.

Ainsi, lorsqu’un employeur autorise son salarié à également utiliser le véhicule qui est mis à sa disposition à des fins personnelles, alors celui-ci revêt le caractère d’avantage en nature véhicule de fonction.

En effet, le fait que le véhicule puisse être utilisé à des fins personnelles est véritablement ce qui permet de d’affirmer que l’avantage en nature auquel il est question concerne un véhicule de fonction.

Définition d’un véhicule de société

La mise à disposition d’un salarié d’un véhicule de société est plus restreinte que celle qui résulte de l’utilisation de l’avantage en nature pour véhicule de fonction. En effet, le véhicule de société ne peut être utilisé qu’à des fins professionnelles contrairement au véhicule de fonction.

Ainsi, le salarié bénéficiaire d’une voiture de société pourra recourir à son utilisation uniquement pendant ses horaires de bureau, ainsi que pour les déplacements professionnels qui pourraient survenir au titre de sa fonction professionnelle exercée.

Comment calculer un avantage en nature d’une voiture en leasing / LOA de dirigeant ?

Lorsque l’utilisation privée du véhicule en LOA (location avec option d’achat) résulte d’un avantage en nature, cet avantage est évalué, sur option de l’employeur :

• Soit sur la base des dépenses réellement engagées ;
• Soit sur la base d’un forfait annuel estimé en pourcentage (30% ou 40%).

Evaluation de l’avantage au forfait

Dans le cadre de l’évaluation au forfait d’un avantage en nature de véhicule de fonction en LOA, il convient pour l’employeur de distinguer deux hypothèses :

• Celle où c’est au salarié de prendre en charge son carburant ;
• Celle où c’est l’employeur qui prend en charge le carburant.

Prise en charge par le salarié du carburant

Le calcul de lu montant de l’avantage en nature est évalué sur la base d’un forfait calculé à hauteur de  30 % du coût global annuel TTC comprenant :

• La location ;
• L’entretien ;
• Et l’assurance du véhicule.

L’employeur calcule le coût global annuel généré par l’utilisation du véhicule de fonction d’après les factures que lui fournira son salarié.

Il est important de souligner le fait que l’évaluation qui sera obtenue sera plafonnée au montant de l’avantage en nature qui aurait été évalué si l’employeur avait acheté le véhicule.

Prise en charge par l’employeur du carburant

Lorsque l’employeur décide de prendre en charge le carburant de son salarié, le calcul de l’avantage en nature constitué par le véhicule de fonction est évalué par l’employeur suivant :

• Soit la base d’un forfait mixte de 30 % du coût annuel de la location comprenant : la location, l’entretien, l’assurance du véhicule, et l’évaluation des frais réels sur facture de carburant utilisé à des fins personnelles ;
• Soit la base d’un forfait global de 40 % du coût annuel TTC comprenant : la location, l’entretien, l’assurance du véhicule, et le coût global de carburant utilisé à titre personnelles et professionnel.

Evaluation de l’avantage au réel

Le calcul de l’avantage en nature du véhicule de fonction implique de prendre en compte les dépenses réellement engagées par le salarié dans l’utilisation du véhicule.

Il s’agit de ce que l’on appelle plus communément les « frais réels » qui comprennent :

• Le coût global annuel TTC de la location ;
• L’entretien ;
• L’assurance du véhicule ;
• Et s’il y a lieu, le carburant utilisé pour l’usage privé du salarié et payé par l’employeur.

L’évaluation du montant de l’avantage en nature à partir des frais réels est proratisée à partir des factures prouvant le nombre de kilomètres parcourus annuellement pour l’usage personnel par rapport au nombre total de kilomètres.

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