comment calculer les congés payés

Tout salarié quelque soit son contrat de travail, bénéficie du droit aux congés payés. Or, pour calculer la durée des congés payés acquis par les salariés, il est important de connaître la législation en vigueur.

Aussi, quelles sont les règles applicables en matière de congés payés et plus précisément en matière de calcul des congés payés?


 
 
 
 

Calculer et organiser les congés payés de vos salariés : notre dossier complet
 

Comment fonctionnent les congés payés en CDI ou en CDD ?

Qui sont les bénéficiaires des congés payés ?

Tous les salariés ont droit aux congés payés, qu’ils soient des travailleurs en CDI ou bien en CDD, qu’ils travaillent à temps complet ou qu’ils aient une activité partielle, et peu importe leur ancienneté dans l’entreprise.

En effet, chaque année, tous les salariés disposent d’un réel droit à un congé payé à la charge de l’employeur dont la durée varie en fonction des droits acquis.

Il est à noter que le présent article évoque le secteur privé ainsi que les établissements publics à caractère industriel et commercial mais n’évoque par contre pas le secteur de la fonction publique.

Quelle est la période de référence des congés payés?

Un accord d’entreprise ou d’établissement ou à défaut une convention collective ou un accord de branche doit pouvoir fixer la période de référence des congés payés.

En l’absence d’accord collectif, la période de référence est fixée du 1er juin de l’année précédente au 31 mai de l’année en cours. Le point de départ de la période de prise en compte pour le calcul du droit à congé payé est donc fixé au 1er juin de chaque année.

A titre informatif, par principe une partie du congé principal doit être pris entre le 1er mai et le 31 octobre de chaque année.

La prise effective des congés payés peut-elle être remplacée par une indemnité compensatrice ?

Il est de principe que chaque année les salariés prennent l’intégralité de leurs congés payés. Dans cette mesure, il n’est pas spécialement possible pour l’employeur et les salariés de se mettre d’accord pour remplacer la prise des congés par une indemnité compensatrice.

Toutefois, dans le cas où un salarié n’a pas pu bénéficier de la prise intégrale des congés auxquels il avait droit à la date de rupture de son contrat de travail, dans ce cas, il bénéficie alors d’une indemnité compensatrice de congés payés.

Cette indemnité est due au salarié, et ce, peu important s’il est à l’origine de la rupture de son contrat de travail ou bien si c’est l’employeur qui est à l’origine de la rupture.

De la même façon, si la rupture intervient pendant la période d’essai et que le salarié a déjà accumulé des congés, alors dans ce cas, l’indemnité est également due.

Enfin, cette indemnité peut également être due aux ayants droit du salarié lorsque celui-ci est décédé avant d’avoir pris la totalité de son congé annuel.

Il est toutefois important de rappeler le fait que dans certaines entreprises, les employeurs doivent respecter des règles spéciales en raison de leur secteur d’activité.

C’est notamment le cas dans les entreprises du secteur du BTP, ou encore les entreprises de spectacle, de manutention, ou des transports.

Par exemple, dans le secteur du BTP, les employeurs doivent remettre à leurs salariés, au moment de la rupture du contrat de travail, un certificat justificatif des droits acquis aux congés payés.

En effet, dans ce secteur là, selon les dispositions légales en vigueur, lors d’un changement d’employeur, le salarié ne perd pas les congés payés qu’il a acquis et ne bénéficie pas en contrepartie d’une indemnité compensatrice mais ses droits se poursuivent chez le nouvel employeur en raison de l’affiliation des employeurs à une caisse spéciale des congés payés.

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Comment sont calculés les durées des congés payés ?

Combien de jours de congés par mois ? Combien de temps dure le congé annuel ?

Les salariés acquièrent par principe 2,5 jours ouvrablesde congés payés par mois de travail effectif auprès du même employeur au cours de la période de référence, dans la limite de 30 jours ouvrables par année complète de travail.

La durée totale du congé annuel est en conséquence classiquement de 5 semaines que le salarié soit à temps plein ou à temps partiel. Ce congé annuel est composé de deux parties, à savoir :

le congé principal : ce congé correspond aux 4 premières semaines de congés payés ;

la 5ème semaine de congés payés.

A titre informatif, les jours de congés accumulés sont en corrélation avec le temps de travail effectif. Aussi, pour le calcul des congés payés, les périodes suivantes sont assimilées à du temps de travail effectif :

– les périodes d’absences en cas de prise des congés payés;

– les périodes de congés maternité, de paternité, d’accueil d’un enfant et d’adoption ;

– les contreparties obligatoires sous forme de repos ;

– les congés légaux pour événements familiaux ;

– les heures consacrées à la validation des acquis de l’expérience réalisées sur le temps de travail ;

– le congé de deuil d’un enfant, etc.

Pourquoi 25 jours de congés payés et pas 30 ?

Lorsqu’il est dit que les congés payés sont de 30 jours ouvrables, cela signifie tout simplement qu’il s’agit d’un choix du législateur de décompter les jours de congés en jours ouvrables.

Les jours ouvrables sont tous les jours de la semaine à l’exception du jour de repos hebdomadaire (généralement le dimanche) et des jours fériés non travaillés. Le nombre de jours ouvrables dans une semaine est donc par principe de 6 jours.

Toutefois, dans certaines entreprises, les congés payés ne sont pas calculés en jours ouvrables mais en jours ouvrés.

Cela est possible dans certains cas notamment lorsque la convention collective applicable à une entreprise le prévoit.

Par ailleurs, il s’avère que si l’employeur choisit d’appliquer la règle des jours ouvrés, alors dans ce cas, le total des congés pour une année complète de travail effectif est de 25 jours.

A noter que pour les salariés à temps partiel, les règles exposées ci-dessus sont également applicables. Toutefois, d’autres méthodes de calcul peuvent être admises, sous réserve que ces méthodes résultent d’un accord collectif et que cela ne constitue pas une discrimination.

De plus il est important de souligner le fait que dans certains cas, il est possible qu’un salarié puisse bénéficier de congés supplémentaires.

C’est particulièrement le cas pour les salariés qui ont des enfants à charge, ou pour des cas de circonstances exceptionnelles (mariage par exemple du salarié) et cela est notamment prévu par le code du travail.

Dans d’autres cas, des congés supplémentaires peuvent être accordés par une convention collective ou encore un accord d’entreprise par exemple en raison de l’ancienneté des salariés, de la responsabilité d’une personne âgée en perte totale d’autonomie, si le salarié est un adulte handicapé, de contraintes géographiques particulières des salariés, etc.

A titre d’exemple, la convention collective commerce à distance (n°3333 et IDCC 2198) prévoit jours de congés supplémentaires pour les salariés en fonction de leur classification (employé, ouvrier, technicien, agent de maîtrise, ingénieur, cadre) et de leur ancienneté dans l’entreprise.

En plus des congés payés classiques, dans quels cas un salarié peut-il bénéficier de jours de fractionnement ?

Lorsque le salarié ne prend pas la totalité de la durée de son congé principal (donc les 4 premières semaines de congés payés) au cours de la période de référence pour la prise de ce congé (entre le 1er mai et le 31 octobre selon les dispositions légales en vigueur ou une autre période fixée par convention collective ou accord d’entreprise), il peut bénéficier d’un fractionnement du congé principal.

Ce fractionnement du congé principal abouti au fait que le salarié va prendre son congé en plusieurs fois et dans certains cas cela peut aboutir à l’octroi de jours de fractionnement, qui sont considérés comme des jours de congés supplémentaires.

En ce sens, la loi prévoit que le salarié peut avoir droit à :

1 jour de congé supplémentaire, donc un jour de fractionnement, dans le mesure où le nombre de jours de congés qu’il a pris en dehors de la période de référence est compris entre 3 et 5 jours ;

2 jours de congés supplémentaires lorsque le nombre de jours pris en dehors de la période de référence est au moins égal à 6 jours.

A titre informatif, certaines dispositions conventionnelles peuvent reprendre les dispositions légales en vigueur tandis que d’autres peuvent dans certains cas être plus favorables.

 

Sources : Article L. 3141-1 du code du travail, Article L. 3141-10 du code du travail, Article L. 3141-11 du code du travail, Article R. 3141-4 du code du travail, Article L. 3141-3 du code du travail, Article L. 3141-5 du code du travail, cour de cassation, 12 mai 2015, n°14-10509

 
 

Lire : Congés payés : Les 6 principes fondamentaux pour tout savoir

Lire : Les 11 principaux types de congés en France

Lire : Congés payés : tout connaître sur les jours de fractionnement

 
 

Photo : Pixabay

À propos de l'auteur
Elodie Batailler

Élodie Batailler - Juriste au sein des Editions Legimedia.

Diplômée d'un Master II en droit de la consommation et de la concurrence, je suis juriste-rédactrice au sein des Éditions Legimedia. Mes études m'ont permis de développer des compétences en droit de la concurrence, droit de la consommation et droit de la distribution. Aujourd'hui j’approfondis mes connaissances dans le domaine du droit social. [...]

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