obligation DPAE

Lorsque l’employeur embauche un nouveau salarié, ce dernier doit respecter quelques formalités. La liste ci-dessous est non exhaustive et ne concerne pas les systèmes d’allégement des formalités d’embauche par exemple : Tese, etc.

 

Formalités à effectuer à l’arrivée d’un nouveau salarié

  • Déclaration préalable à l’embauche

L’employeur a l’obligation d’effectuer la DPAE au plus tôt 8 jours avant l’embauche, et ce indépendamment la nature ou la durée du contrat.

En effet, tout embauche de salarié relevant du régime général de la sécurité sociale nécessite une DPAE. La déclaration n’est pas nécessaire pour le stagiaire n’ayant pas la qualité de salarié, ni pour les adhérents au titre emploi service entreprise (Tese), et titre firmes étrangères (TFE), au chèque emploi associatif (CEA) car pour ces derniers la déclaration est intégrée dans les dispositifs.

L’article L1221-10 du code du travail prévoit que « l’embauche d’un salarié ne peut intervenir qu’après déclaration nominative accomplie par l’employeur auprès des organismes de protection sociale désignés à cet effet. »

La déclaration préalable à l’embauche doit être effectuée par envoi électronique ou pas support papier.

L’article L1221-12-1 du code du travail précise que les employeurs suivants sont tenus d’adresser les DPAE par voie électronique :

– Les employeurs dont le personnel relève du régime général de sécurité sociale, autres que les particuliers employant un salarié à leur service, et dont le nombre de déclarations préalables à l’embauche accomplies au cours de l’année civile précédente excède un seuil fixé par décret
– Les employeurs dont le personnel relève du régime de protection sociale agricole et dont le nombre de déclarations préalables à l’embauche accomplies au cours de l’année civile précédente excède un seuil fixé par décret

A défaut de transmission électronique, l’employeur peut utiliser un formulaire papier Cerfa. En effet, l’article R1221-5 du code du travail mentionne que « à défaut d’utiliser la voie électronique, la déclaration est effectuée au moyen d’un formulaire fixé par arrêté des ministres chargés du travail et de la sécurité sociale, ainsi que, lorsque la déclaration concerne un salarié relevant du régime de protection sociale agricole, du ministre chargé de l’agriculture. L’employeur adresse ce formulaire, signé par lui, à l’organisme mentionné à l’article R. 1221-3 par télécopie ou par lettre recommandée avec demande d’avis de réception. »

Toute DPAE doit comporter les mentions suivantes (article R1221-1) :

– Dénomination sociale ou nom et prénoms de l’employeur, code A.P.E., adresse de l’employeur, numéro du système d’identification du répertoire des entreprises et de leurs établissements ainsi que le service de santé au travail dont l’employeur dépend s’il relève du régime général de sécurité sociale
– Nom, prénoms, sexe, date et lieu de naissance du salarié ainsi que son numéro national d’identification s’il est déjà immatriculé à la sécurité sociale
– Date et heure d’embauche
– Nature, durée du contrat ainsi que durée de la période d’essai éventuelle pour les contrats à durée indéterminée et les contrats à durée déterminée dont le terme ou la durée minimale excède six mois
– Lorsqu’il s’agit de l’embauche d’un salarié agricole, les données nécessaires au calcul par les caisses de mutualité sociale agricole des cotisations dues pour l’emploi de salariés agricoles, à l’affiliation de ces mêmes salariés aux institutions mentionnées à l’article L. 727-2 du code rural et de la pêche maritime et à l’organisation de la visite d’information et de prévention ou de l’examen médical d’aptitude à l’embauche prévus à l’article R. 717-14 du même code

L’employeur peut être condamné à payer une amende prévue pour les contraventions de la cinquième classe à défaut de déclaration (article R1227-1 du code du travail).

L’article R1221-9 du code du travail prévoit que l’employeur doit fournir une copie de la déclaration préalable à l’embauche ou de l’accusé de réception.

  • Démarches et documents

L’employeur doit effectuer certaines démarches ainsi que remettre certains documents au nouveau salarié :

– En présence d’une convention collective applicable dans l’entreprise, la notice d’information sur les textes conventionnels doivent être communiqués.

– L’employeur transmet obligatoirement une notice d’instruction sur les garanties de la couverture prévoyance.

– Toute entreprise ayant au moins 20 salariés doit prévoit un règlement intérieur, il doit donc être communiqué au nouveau salarié.

– Si une entreprise propose un dispositif d’épargne salarial, un livret d’épargne salariale doit être remis au salarié.

  • Registre unique du personnel

A chaque embauche d’un nouveau salarié, l’employeur s’assure de tenir à jour le registre unique du personnel.

Conformément à l’article L1221-13 du code du travail, « un registre unique du personnel est tenu dans tout établissement où sont employés des salariés. Les noms et prénoms de tous les salariés sont inscrits dans l’ordre des embauches. Ces mentions sont portées sur le registre au moment de l’embauche et de façon indélébile. «  Les stagiaires sont également mentionnés dans ce registre dans une partie spéciale.

Si l’employeur méconnait les dispositions du code du travail relatives au registre unique du personnel, il peut être puni de l’amende prévue pour les contraventions de la quatrième classe.

  • Visite d’information et de prévention

Depuis le 1er janvier 2017, la visite médicale est remplacée par la visite d’information et de prévention (article R4624-10 à R4624-15 du code du travail).

La visite est assurée par le médecin du travail, l’objectif étant d’interroger le salarié sur son état de santé. Elle doit être réalisée dans un délai maximum de 3 mois à partir de l’embauche.

 

Lire : Quelles sont les obligations de l’employeur à l’embauche ?

Lire : Les informations essentielles sur la priorité de réembauche

Lire : La formation à la non-discrimination à l’embauche pour les entreprises de recrutement et les entreprises d’au moins 300 salariés

Lire : Quelles sont les obligations de l’employeur à l’embauche ?

 

Photo : Pixabay

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À propos de l'auteur
Amandine Jacquel

Amandine Jacquel - Juriste au sein des Editions Legimedia.

Diplômée d'un Master II en Droit des affaires, je suis juriste au sein des Éditions Legimedia. Forte de mes précédentes expériences au sein de grands groupes, j'ai développé des compétences dans les domaines du droit social - droit de la consommation - droit de la concurrence - droit de la distribution - droit de l'internet et du droit de la propriété intellectuelle. [...]

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