obligations employeur

Lorsqu’une entreprise procède au recrutement d’un nouveau salarié, différentes formalités obligatoires sont à accomplir par l’employeur, quel que soit le type de contrat délivré (CDI, CDD, intérim, alternance, etc.)

Celui-ci doit notamment adresser une déclaration préalable à l’embauche à l’URSSAF (ou la MSA pour les salariés agricoles). Il devra également répondre à différentes obligations à l’égard du salarié recruté (documents à remettre lors de l’embauche, visite médicale, informations obligatoires).


 

Répondre aux obligations administratives avec la DPAE

La Déclaration Préalable À l’Embauche (DPAE) permet à l’employeur de répondre à ses obligations lors du recrutement d’un nouveau salarié. Elle est adressée à l’URSSAF, sauf pour les entreprises agricoles qui l’envoient à la MSA.

Cette déclaration, à envoyer au moins 8 jours avant la date effective d’embauche, doit contenir l’ensemble des informations concernant :

  • L’employeur : Dénomination sociale (ou nom et prénoms), N°APE de l’entreprise, adresse, numéros SIREN et SIRET et service de santé au travail.
  • Le salarié : Nom, prénoms, sexe, date et lieu de naissance, et numéro de sécurité sociale.
  • L’embauche : Date et heure de l’embauche.
  • Le contrat : Nature, durée du contrat ainsi que la durée de la période d’essai éventuelle.

Pour les salariés agricoles, la déclaration adressée à la MSA doit comprendre les données nécessaires au calcul des cotisations, à l’affiliation de ces salariés et à l’organisation de la visite médicale d’embauche.

Cette déclaration permet à l’employeur de répondre à ses différentes obligations administratives :

  • Immatriculation de l’employeur au régime de la sécurité sociale (dans le cas de l’embauche du premier salarié).
  • Immatriculation du salarié à la CPAM, ou à la caisse MSA pour un salarié agricole.
  • Affiliation de l’employeur au régime d’assurance chômage.
  • Demande d’adhésion à un service de santé au travail (salarié non agricole)
  • Demande d’examen médical d’embauche.
  • Affiliation des salariés agricoles aux institutions de prévoyances et de retraites complémentaires.

L’employeur a également d’autres obligations administratives qui ne sont pas remplies par la DPAE. Il doit notamment inscrire sur le registre unique du personnel les informations concernant le salarié embauché. Si celui-ci est étranger, l’employeur doit vérifier qu’il possède une autorisation de travail valide et le mentionner sur le registre du personnel. Enfin, si l’entreprise compte plus de 50 salariés, elle devra adresser tous les mois un relevé mensuel des contrats de travail de plus d’un mois à la DARES (Direction de l’Animation de la Recherche, des Études et des Statistiques).

 

Obligations à l’égard du salarié recruté

Outre les formalités administratives, l’employeur a également des obligations envers son salarié. Lors de l’embauche, il doit lui fournir, soit une copie de la DPAE, soit directement un contrat de travail écrit, accompagné de la mention de l’URSSAF (ou MSA pour une entreprise agricole). Il devra par ailleurs s’assurer que le salarié effectue sa visite médicale d’embauche avant la fin de sa période d’essai.

Enfin, l’entreprise a une obligation d’informations envers son salarié. Elle doit l’informer sur les consignes de sécurité de l’entreprise (par exemple via un affichage sur la sécurité) ainsi que sur ses droits, notamment qu’il bénéficie d’un entretien professionnel tous les deux ans, mais aussi de la convention collective et des accords de branche applicables dans l’entreprise (à travers une notice d’information). De plus, sur le lieu de travail du salarié, différentes informations obligatoires doivent être affichées, pour que le salarié puisse connaître les numéros d’urgences, la convention collective de l’entreprise, les horaires de travail, etc. (voir la liste des affichages obligatoires en entreprise).

 
 

Source : Pixabay

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À propos de l'auteur
Cédric Guillen

Cédric Guillen - Rédacteur spécialisé en droit du travail au sein des Éditions Legimedia

Diplômé d'un Master en IAE, mes études et mon parcours professionnel m'ont permis de développer des compétences en droit du travail. J'ai ainsi pu approfondir mes connaissances sur l'application des conventions collectives et les différents produits obligatoires pour les employeurs, conformément au code du travail. [...]

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