RGPD

Les données à caractère personnel ne peuvent être collectées que pour un usage déterminé, elles ne peuvent pas être traitées ultérieurement d’une manière incompatible avec ces finalités. Le règlement (UE) n°2016/679 du 27 avril 2016 a imposé une nouvelle obligation (à compter du 25 mai 2018) pour les entreprises : la tenue d’un registre des activités de traitement. Quelles sont les entreprises concernées ? Que contient ce registre ?

 
 
 
 
 

Quelles sont les entreprises concernées par la tenue du registre ?

Conformément à l’article 30 du règlement du Parlement européen et du Conseil, les responsables du traitement et le cas échéant le représentant du responsable du traitement doivent tenir un registre des activités de traitement effectuées sous leur responsabilité.

Le paragraphe 5 de ce même article précise que « les obligations visées aux paragraphes 1 et 2 ne s’appliquent pas à une entreprise ou à une organisation comptant moins de 250 employés, sauf si le traitement qu’elles effectuent est susceptible de comporter un risque pour les droits et des libertés des personnes concernées, s’il n’est pas occasionnel ou s’il porte notamment sur les catégories particulières de données visées à l’article 9, paragraphe 1, ou sur des données à caractère personnel relatives à des condamnations pénales et à des infractions visées à l’article 10. « 

Ainsi, les entreprises occupant plus de 250 salariés doivent obligatoirement tenir un registre des activités de traitement. Par conséquent, les entreprises ou les organisations ayant moins de 250 employés ne sont pas concernées par cette obligation.

Toutefois, les entreprises de moins de 250 salariés entrent dans le champ de l’obligation dès lors que le traitement effectué est susceptible de comporter un risque pour les droits et les libertés des personnes concernées, s’il n’est pas occasionnel ou s’il porte sur des catégories particulières de données à caractère personnel (données sensibles) de l’article 9 du règlement ou sur des données à caractère personnel relatives à des condamnations pénales et à des infractions prévues à l’article 10.

Les PME peuvent, si elles le souhaitent, tenir ce registre afin de prouver le respect des obligations imposées par le RGPD.

A titre informatif, le registre doit être tenu à la disposition de la CNIL.

 

Quel est le contenu de ce registre ?

Le règlement n°2016/679 précise que le registre doit contenir les éléments suivants :

– le nom et les coordonnées du responsable du traitement et, le cas échéant, du responsable conjoint du traitement, du représentant du responsable du traitement et du délégué à la protection des données. Il en va de même pour le sous-traitant.

– les finalités du traitement

– une description des catégories de personnes concernées et des catégories de données à caractère personnel

– les catégories de destinataires auxquels les données à caractère personnel ont été ou seront communiquées, y compris les destinataires dans des pays tiers ou des organisations internationales

– les transferts de données à caractère personnel vers un pays tiers ou à une organisation internationale, y compris l’identification de ce pays tiers ou de cette organisation internationale et les documents attestant de l’existence de garanties appropriées

– les délais prévus pour l’effacement des différentes catégories de données

– une description générale des mesures de sécurité techniques et organisationnelles

Le paragraphe 3 de l’article 30 du règlement mentionne que ce registre se présente sous « une forme écrit y compris la forme électronique ». Ainsi, la dématérialisation de celui-ci est possible.

 

Retrouvez dès à présent le registre des activités de traitement sur la boutique en ligne Convention.fr

 
Accédez au registre de traitement des données personnelles

 
 

Lire : Actualité 2018 : Nouvelle réglementation européenne relative à la protection des données

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À propos de l'auteur
Amandine Jacquel

Amandine Jacquel - Juriste au sein des Editions Legimedia.

Diplômée d'un Master II en Droit des affaires, je suis juriste au sein des Éditions Legimedia. Forte de mes précédentes expériences au sein de grands groupes, j'ai développé des compétences dans les domaines du droit social - droit de la consommation - droit de la concurrence - droit de la distribution - droit de l'internet et du droit de la propriété intellectuelle. [...]

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Ce blog propose différentes catégories et thématiques liées à l’actualité du droit du travail et des conventions collectives (champs d’application, salaires, horaires de travail, congés, formation professionnelle, etc.), aux obligations de l’employeur en matière de sécurité et d’affichage, aux registres obligatoires ou encore à la mise en conformité d’une entreprise selon le code du travail.