Qu’est-ce que la déclaration préalable à l’embauche (DPAE) ?

L’employeur doit remplir certaines formalités obligatoires lors de l’embauche d’un salarié ; notamment la déclaration préalable à l’embauche (DPAE) qui doit avoir lieu avant l’embauche autrement dit avant le premier jour de travail effectif du salarié.

Qu’est-ce que la déclaration préalable à l’embauche ?

• Définition

La déclaration préalable à l’embauche est une procédure nominative pour chaque salarié, que l’employeur doit effectué avant l’embauche auprès de l’URSSAF.

L’employeur a l’obligation d’effectuer la DPAE au plus tôt 8 jours avant l’embauche, et ce indépendamment de la nature ou de la durée du contrat. La mise en place de cette obligation a pour objet notamment de lutter contre le travail clandestin.

En effet, tout embauche de salarié relevant du régime général de la sécurité sociale nécessite une DPAE. La déclaration n’est pas nécessaire pour le stagiaire n’ayant pas la qualité de salarié, ni pour les adhérents au titre emploi service entreprise (Tese), et titre firmes étrangères (TFE), au chèque emploi associatif (CEA) car pour ces derniers la déclaration est intégrée dans les dispositifs.

L’article L1221-10 du code du travail prévoit que « l’embauche d’un salarié ne peut intervenir qu’après déclaration nominative accomplie par l’employeur auprès des organismes de protection sociale désignés à cet effet. »

• Transmission de la déclaration

La déclaration préalable à l’embauche doit être effectuée par envoi électronique ou par support papier. Néanmoins, la transmission par voie électronique est obligatoire pour les entreprises accomplissant plus de 500 déclarations dans l’année.

L’article L1221-12-1 du code du travail précise que les employeurs suivants sont tenus d’adresser les DPAE par voir électronique :

– Les employeurs dont le personnel relève du régime général de sécurité sociale, autres que les particuliers employant un salarié à leur service, et dont le nombre de déclarations préalables à l’embauche accomplies au cours de l’année civile précédente excède un seuil fixé par décret
– Les employeurs dont le personnel relève du régime de protection sociale agricole et dont le nombre de déclarations préalables à l’embauche accomplies au cours de l’année civile précédente excède un seuil fixé par décret

Par ailleurs, conformément au décret n°2014-628 du 17 juin 2014, à partir du 1er octobre 2014 tout employeur du régime général (hors particuliers employeurs) ayant opéré plus de 50 DPAE au cours de l’année civile précédente doit effectuer la DPAE par voie dématérialisée (article D1221-18 du code du travail).

Seulement à défaut de transmission électronique, l’employeur peut utiliser un formulaire papier Cerfa. En effet, l’article R1221-5 du code du travail mentionne que « à défaut d’utiliser la voie électronique, la déclaration est effectuée au moyen d’un formulaire fixé par arrêté des ministres chargés du travail et de la sécurité sociale, ainsi que, lorsque la déclaration concerne un salarié relevant du régime de protection sociale agricole, du ministre chargé de l’agriculture. L’employeur adresse ce formulaire, signé par lui, à l’organisme mentionné à l’article R. 1221-3 par télécopie ou par lettre recommandée avec demande d’avis de réception. »

Conformément à ce même article, l’employeur doit conserver l’avis de réception émis par l’appareil pour tout envoi par télécopie. Il en va de même pour un envoi par lettre recommandée avec avis de réception, l’employeur garde un double de la lettre et le récépissé postal.

L’article R1221-9 du code du travail fixe une autre obligation de l’employeur selon laquelle l’employeur doit fournir une copie de la déclaration préalable à l’embauche ou de l’accusé de réception.

Quel est le contenu de la DPAE ?

Toute DPAE doit comporter les mentions suivantes (article R1221-1) :

– Dénomination sociale ou nom et prénoms de l’employeur, le code APE, adresse de l’employeur, numéro du système d’identification du répertoire des entreprises et de leurs établissements ainsi que le service de santé au travail dont l’employeur dépend s’il relève du régime général de sécurité sociale
– Nom, prénoms, sexe, date et lieu de naissance du salarié ainsi que son numéro national d’identification s’il est déjà immatriculé à la sécurité sociale
– Date et heure d’embauche
– Nature, durée du contrat ainsi que durée de la période d’essai éventuelle pour les contrats à durée indéterminée et les contrats à durée déterminée dont le terme ou la durée minimale excède six mois
– Lorsqu’il s’agit de l’embauche d’un salarié agricole, les données nécessaires au calcul par les caisses de mutualité sociale agricole des cotisations dues pour l’emploi de salariés agricoles, à l’affiliation de ces mêmes salariés aux institutions mentionnées à l’article L. 727-2 du code rural et de la pêche maritime et à l’organisation de la visite d’information et de prévention ou de l’examen médical d’aptitude à l’embauche prévus à l’article R. 717-14 du même code

Quelles sont les sanctions pour défaut de déclaration ?

Le défaut de déclaration par l’employeur peut donner lieu à une amende prévue pour les contraventions de la cinquième classe (article R1227-1 du code du travail).

Cependant, cette pénalité peut être remplacée par une amende administrative recouvrée par les URSSAF. Le non respect de la déclaration entraine une pénalité dont le montant est égal à 300 fois le taux horaire du minimum garanti (article L1221-11 du code du travail).

Lorsque l’employeur ne respecte pas l’obligation de dématérialisation de la déclaration, l’article D1221-19 du code du travail prévoit une application d’une pénalité fixée à 0,5 % du plafond mensuel de la sécurité sociale pour chaque salarié.

Conformément à l’article R1227-2 du code du travail, est puni de l’amende prévue pour les contraventions de la quatrième classe le fait :

– de contrevenir aux dispositions de l’article R. 1221-9 relatives à la remise d’une copie de la déclaration préalable à l’embauche ou de l’accusé de réception au salarié ou, à défaut, de ne pas délivrer au salarié de contrat écrit accompagné de la mention de l’organisme destinataire de la déclaration préalable d’embauche
– de ne pas présenter à toute réquisition des agents de contrôle mentionnés à l’article L. 8271-7 l’avis de réception prévu par l’article R. 1221-7 s’il est encore tenu de le conserver en application de l’article R. 1221-8 ou, tant qu’il n’a pas reçu cet avis, de ne pas leur communiquer les éléments leur permettant de vérifier qu’il a procédé à la déclaration préalable à l’embauche du salarié, en méconnaissance des dispositions de l’article R. 1221-12

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