Quelles sont les informations obligatoires à mentionner dans le registre unique du personnel ? Les intérimaires et stagiaires doivent-ils être intégrés à ce document ? Le format numérique est-il accepté ? Les Éditions Legimedia vous proposent quelques éléments de réponse.
Le registre du personnel est un document que toute entreprise doit obligatoirement posséder dès le premier salarié (article L.1221-13 du code du travail). Il doit être rempli régulièrement afin d’être à jour en cas de contrôle.
Ce document doit contenir l’ensemble des informations concernant les salariés travaillant dans l’entreprise (ou ayant travaillé durant les cinq dernières années) comme le nom et prénom, la qualification, les dates d’arrivée et de départ, le type de contrat, etc.
Forme et contenu du registre du personnel
Le registre unique du personnel est un document généralement papier, même si le code du travail n’impose pas de forme particulière. L’inspection du travail tolère également le format numérique, s’il offre les mêmes garanties de contrôle que le support papier.
Ce registre doit être rempli par l’ensemble des informations concernant les salariés de l’entreprise, travaillant dans l’entreprise ou ayant travaillé il y a moins de 5 ans. Les informations qui sont obligatoires, conformément à l’article D.1221-23 du code du travail, sont les suivantes :
- Nom et prénom.
- Nationalité.
- Date de naissance.
- Sexe.
- Emploi.
- Qualification.
- Dates d’entrée et de sortie de l’établissement.
- Lorsqu’une autorisation d’embauche ou de licenciement est requise : Date d’autorisation d’embauche ou de licenciement ou à défaut, date de la demande d’autorisation.
- Pour les travailleurs étrangers assujettis à la possession d’un titre autorisant l’exercice d’une activité salariée : Type et numéro d’ordre du titre valant autorisation de travail.
- Pour les travailleurs titulaires d’un contrat de travail à durée déterminée : Inscrire la mention « contrat à durée déterminée ».
- Pour les salariés temporaires : Inscrire la mention « salarié temporaire » ainsi que le nom et l’adresse de l’entreprise de travail temporaire.
- Pour les travailleurs mis à disposition par un groupement d’employeurs : Inscrire la mention « mis à disposition par un groupement d’employeurs » ainsi que la dénomination et l’adresse de ce dernier.
- Pour les salariés à temps partiel : Inscrire la mention « salarié à temps partiel ».
- Pour les jeunes travailleurs titulaires d’un contrat d’apprentissage ou de professionnalisation: Inscrire la mention « apprenti » ou « contrat de professionnalisation ».
- Pour les travailleurs étrangers : Annexer au registre la copie des titres autorisant l’exercice d’une activité salariée.
Depuis 2014, l’employeur doit également remplir, dans un rubrique spécialisée du registre, toutes les informations concernant les stagiaires (nom, prénom, établissement, etc.) et sur le stage (dates, durée, tuteur, etc.).
Intérêt du registre unique du personnel
Le registre du personnel permet à l’employeur de garder dans un même document, l’ensemble des informations concernant ses salariés.
Mais il répond surtout à une obligation légale fixée par le code du travail, qui stipule que ce document, comme d’autres registres obligatoires en 2019, doit être possédé par toute entreprise d’au moins un salarié (hors association ayant recours au chèque emploi associatif). Le registre doit être rempli régulièrement afin de contenir les informations de tous les salariés (même les travailleurs temporaires), en poste ou ayant travaillé pour l’entreprise pendant les cinq dernières années. De plus, dans le cas d’une entreprise possédant plusieurs établissements, l’employeur devra tenir un registre unique par établissement.
En cas de contrôle de l’inspection du travail, le registre unique du personnel doit pouvoir être présenté. Si celui-ci est absent, incomplet ou comporte des informations erronées, l’employeur encours une amende de 4ème classe (jusqu’à 750€), appliquée autant de fois qu’il y a de salariés concernés.
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