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Il arrive fréquemment que des salariés engagent des frais professionnels dans l’exercice de leurs fonctions. Ces frais comprennent les frais de restauration, de déplacement ou encore d’hébergement. Quelles sont les règles de remboursement des frais professionnels?


 
 
 
 

Quels sont les frais concernés ?

  • Les frais professionnels correspondent à des dépenses engagées par le salarié pour les besoins de son activité professionnelle. Ils sont ensuite remboursés par l’employeur (Cass. soc, 14 septembre 2005, n°03-40180). Une clause du contrat de travail qui met à la charge du salarié les frais engagés par ce dernier pour les besoins de son activité professionnelle doit être réputée non écrite (Cass. soc, 25 mars 2010, n°08-43156).
  • Il s’agit notamment des frais :

– de repas et de restauration lors des petits déplacements ;

– de repas et d’hébergement lors des grands déplacements ;

– de transport domicile-lieu de travail ;

– de mobilité professionnelle ;

– d’habillage ;

– liés à l’utilisation professionnelle d’outils issus des NTIC (nouvelles technologies de l’information et de la communication) ;

– liés au télétravail ;

– liés à l’utilisation du véhicule personnel pour réaliser des déplacements professionnels.

  • Pour pouvoir être remboursés, ces frais doivent couvrir une dépense inhérente à l’emploi et effectivement exposée par le salarié .

 

Quelles sont les modalités de remboursement ?

  • Le dédommagement de ces frais peut prendre plusieurs formes :

le remboursement des sommes réellement dépensées par le salarié : ce dernier devra alors présenter des justificatifs tels que des factures ;

le remboursement de sommes calculées forfaitairement  : dans ce cas, il n’est pas nécessaire de présenter des justificatifs. Généralement ces indemnités forfaitaires sont prévues par les conventions ou accords collectifs, le contrat de travail on encore les usages ;

le versement d’une somme globale correspondant à la rémunération et à l’indemnisation des frais professionnels.

  • Pour la dernière hypothèse, l’employeur peut s’acquitter de son obligation de prise en charge des frais engagés par le salarié pour les besoins de son activité professionnelle moyennant le versement d’une somme fixée à l’avance de manière forfaitaire si certaines conditions sont réunies :

– une clause du contrat doit faire la distinction entre la rémunération proprement dite et la somme forfaitaire destinée à compenser les frais professionnels ;

– la rémunération nette de frais du salarié doit rester chaque mois au moins égale au Smic, ou, s’il est plus favorable, au salaire minimum conventionnel ;

– le montant de l’indemnité forfaitaire ne doit pas être manifestement disproportionné par rapport aux montant des frais engagés.

  • Les juges peuvent condamner le retard dans le remboursement des frais et ordonner à un employeur de rembourser au salarié les frais professionnels que ce dernier a engagé pour les besoins de son activité. Toutefois, pour condamner l’employeur au versement de dommages et intérêts au titre du préjudice matériel du salarié résultant de l’absence de remboursement de ses frais professionnels, il convient de prouver qu’il a commis une faute ayant entraîné un préjudice distinct du retard apporté dans le remboursement des frais professionnels du salarié (Cass. soc, 8 juin 2016, n°14-27137).

 

À lire : Le remboursement partiel du coût des frais de transport du salarié par l’employeur

À lire : Précisions sur la nature de la prime de panier et de l’indemnité de transport

 
 

Photo : Pixabay

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À propos de l'auteur

Amandine Chapou - Juriste au sein des Editions Legimedia.

Diplômée du Master II Droit privé économique, je suis juriste au sein des Éditions Legimedia. Via différentes expériences professionnelles, aussi bien dans des cabinets d'avocats que dans des entreprises, j'ai pu développer des compétences en droit de la consommation, droit de la concurrence, droit de la distribution, droit de la propriété intellectuelle, droit social et droit des contrats. [...]

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