Les salariés ont-ils accès à toutes leurs données personnelles ?

Les salariés et anciens salariés disposent d’un droit d’accès à leurs données personnelles auprès de leur employeur ou ancien employeur par la demande d’accès à leur dossier professionnel. Néanmoins, ce droit d’accès n’est pas sans limite.

C’est en ce sens que la CNIL a publié le 5 janvier 2022 une nouvelle fiche intitulée le droit d’accès des salariés à leurs données et aux courriels professionnels.

Qu’est ce que des données personnelles ?

La CNIL, commission nationale de l’informatique et des libertés de France, est considérée comme une autorité administrative indépendante en France.

Cette institution régule les données dites personnelles.

En matière informatique, la loi n°78-17 du 6 janvier 1978 relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés a servi de prémices à l’avènement de la protection des données personnelles et à l’appétence des individus pour leurs données.

Suite à cela, il y a eu l’apparition du RGPD le 27 avril 2016 (en vigueur à compter du 23 mai 2018), qui a pour de bon fait parler des données personnelles.

Mais que sont les données personnelles ? La CNIL en donne une définition précise.
Une donnée personnelle est considérée comme telle dès lors qu’une information se rapporte à une personne physique identifiée ou identifiable. Ces données peuvent être directes ou indirectes.

Ainsi sont considérées comme des données personnelles le nom de famille de quelqu’un, un numéro de téléphone, une adresse e-mail, l’âge, l’image d’une personne, etc. Il s’agit d’informations qui caractérisent donc une personne et permettent de l’identifier clairement.

Registre RGPD

A quoi servent les données collectées sur les salariés ?

Les données personnelles sont utiles pour de nombreuses raisons au sein des entreprises.

En effet, les données sont d’abord utilisées au moment du recrutement pour connaître les caractéristiques d’un potentiel salarié.

Par la suite, certaines données personnelles continuent d’être utilisées, et ce, de manière obligatoire car elles sont nécessaires à la poursuite des activités du salarié. Par exemple, pour verser au salarié sa rémunération, l’employeur doit posséder son RIB.

La CNIL précise d’ailleurs en ce sens que l’employeur ne doit collecter que les données dont il a réellement besoin.

Aussi, du fait de la détention de données personnelles par l’employeur sur les salariés, les salariés disposent du droit de demander comment sont utilisées leurs données. En effet, grâce au RGPD, les salariés disposent d’un droit d’accès et de communication de leurs données au même titre que n’importe quel citoyen.

En conséquence, il s’avère que le 9 mai 2019, la CNIL a publié une fiche explicative plus précise spécialement conçue sur les droits des salariés sur leurs propres données personnelles.

Un salarié mais aussi un ancien salarié peut demander à avoir accès aux données de son dossier professionnel, que ces données soient conservées sur support informatique ou papier.

Néanmoins les demandes ne sont pas sans limites et il y a eu certaines affaires portées en justice pour justement déterminer les limites acceptables des demandes des salariés. Raison pour laquelle la CNIL a publié une nouvelle fiche explicative le 5 janvier 2022.

Quelles sont les limites à l’accès aux données depuis la note de la CNIL du 5 janvier 2022 ?

Suite à l’augmentation du nombre de contentieux devant la justice et plus précisément devant le conseil de prud’hommes, la CNIL est venue préciser les contours des demandes d’accès des salariés et anciens salariés sur leurs données personnelles dans une fiche explicative en date du 5 janvier 2022.

La CNIL avait déjà tenté d’orienter les demandes des salariés dans une fiche explicative en date du 18 novembre 2020 qui n’a pas été finalement suffisante.

Désormais et depuis la nouvelle fiche de 2022, lorsqu’un individu demande l’accès à son dossier professionnel, il n’est plus possible pour lui d’accéder à tous les documents de son entreprise ou de son ancienne entreprise.

En effet, lorsqu’un salarié demande à l’employeur l’accès et la communication dans un format compréhensible de ses données personnelles, l’employeur doit contrôler l’atteinte au droit des tiers que représenterait cette communication.

Ainsi, si une atteinte est identifiée sur un document, alors dans ce cas, il est désormais légitime pour l’employeur de refuser de communiquer ce document tel quel s’il est impossible notamment d’anonymiser le document.

Il s’avère par ailleurs que l’étendue du droit d’accès demeure également limitée par d’autres principes tels que le respect de la propriété intellectuelle ou le respect du secret des affaires.

A titre informatif, la nouvelle fiche de la CNIL du 5 janvier 2022 a notamment été adoptée dans le cadre de la communication de courriels professionnels.

Les données personnelles n’ont donc pas encore finies de faire parler d’elles.

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