Registre de traitement des données personnelles (RGPD)

Cadre légal

Le règlement (UE) 2016/679 du parlement européen et du conseil du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l'égard du traitement des données à caractère personnelle et à la libre circulation de ces données est plus généralement appelé le règlement général sur la protection des données ou RGPD. Celui-ci impose, depuis le 25 mai 2018, à toutes entreprises traitant des données dites «sensibles» et / ou employant plus de 250 salariés, de posséder et de tenir à jour un registre de traitement des données personnelles. Article 30 : «Chaque responsable du traitement et, le cas échéant, le représentant du responsable du traitement tiennent un registre des activités de traitement effectuées sous leur responsabilité.»

Les entreprises concernées doivent donc détenir un document adapté et le remplir régulièrement avec les données obligatoires sous peine de sanctions.

Description du produit

Le registre de traitement des données personnelles (RGPD) se présente sous la forme d'un document papier séparé en plusieurs parties :

L'introduction permet d'inscrire le nom de l'entreprise, ses coordonnées ainsi que les dates d'application du document puis de faire un rappel sur les textes de ce règlement.

Ensuite, la première partie permet de renseigner les différents traitements de données effectués dans l'entreprise, en mentionnant les informations principales comme le nom et la référence du traitement, les dates de création et de mise à jour, la ou les personne(s) responsable(s), la finalité de la collecte, la catégorie des données, etc.

La seconde partie est dédiée aux fiches de traitement, qui permettent de donner davantage d'informations en mentionnant notamment le nom de tous les acteurs, les différentes finalités, les catégories de personnes concernées, le type de données personnelles et sensibles qui sont collectées, le délai et les moyens d'effacements prévus, les destinataires, les transferts éventuels (notamment à un pays hors union européenne ou à une organisation internationale) ainsi que les mesures de sécurité (techniques et organisationnelles) prévues pour protéger les données.

Intérêt du document

Il permet donc, comme vu précédemment, de renseigner toutes les informations imposées par le règlement européen lors de la collecte de données personnelles (de clients, fournisseurs, prospects, etc.). Il regroupe donc en un document unique la liste des traitements ainsi que les fiches détaillées.

Ainsi, il assure à la société qui le remplit d'être en totale conformité selon les dispositions de l'UE et de la CNIL, en ce qui concerne la protection des personnes et des informations les concernant.

Utilisation du registre

Comment le remplir ? Les deux parties doivent être remplies conjointement, la liste permet d'avoir une vue rapide alors que les fiches permettent de mentionner davantage d'informations concernant les traitements de données. Il est nécessaire de le tenir à jour dans le temps.

Par qui ? Une ou plusieurs personnes peuvent être désignées dans l'entreprise afin de remplir ce registre. Sinon c'est au directeur de l'entreprise de le faire. Cette tâche peut également être confiée à un sous-traitant sous certaines conditions.

À quel endroit doit-il être placé ? Qui peut le consulter ? Ce document doit être placé dans l'entreprise afin d'être consulté, si besoin, par les autorités de contrôle telles que l'inspecteur du travail par exemple.

Qualité du produit

Le document est proposé en papier avec couverture cartonnée, de format portait 21x30cm. Il est composé de 64 pages et contient 27 fiches de traitement différentes.

Celui-ci est conforme au nouveau règlement européen cité précédemment et permet de remplir l'ensemble des informations obligatoires.