Registre de traitement des données personnelles (RGPD)

Un registre de traitement des données personnelles est un document qui permet de recenser et d'analyser l'ensemble des données personnelles qui sont traitées et exploitées au sein d'une entreprise.

Ce registre doit ainsi permettre d'observer les finalités du traitement des données, informer de l'utilité qu'elles peuvent avoir mais aussi être demandées et faire l'objet de suppression par la volonté des personnes qui sont concernées par ces informations.

Ce registre doit être tenu au sein des entreprises dès lors que celles-ci traitent des données personnelles et / ou emploient plus de 250 salariés. Il doit être mis à jour régulièrement selon notamment les évolutions fonctionnelles et techniques des traitements des données.

A titre informatif, le registre de traitement des données personnelles (RGPD) se présente sous la forme d'un document papier séparé en plusieurs parties :

• L'introduction permet d'inscrire le nom de l'entreprise, ses coordonnées ainsi que les dates d'application du document, puis de faire un rappel sur les textes de ce règlement.
• Ensuite, la première partie permet de renseigner les différents traitements de données effectués dans l'entreprise, en mentionnant les informations principales comme le nom et la référence du traitement, les dates de création et de mise à jour, la ou les personne(s) responsable(s), la finalité de la collecte, la catégorie des données, etc.
• La seconde partie est dédiée aux fiches de traitement, qui permettent de donner davantage d'informations en mentionnant notamment le nom de tous les acteurs, les différentes finalités, les catégories de personnes concernées, le type de données personnelles et sensibles qui sont collectées, le délai et les moyens d'effacements prévus, les destinataires, les transferts éventuels (notamment à un pays hors union européenne ou à une organisation internationale) ainsi que les mesures de sécurité (techniques et organisationnelles) prévues pour protéger les données.

Le registre de traitement des données personnelles est obligatoire dans toutes les entreprises publiques et privées dès lors qu'elles traitent des données personnelles mais également dans toutes les entreprises à compter de 250 salariés.

Les données personnelles RGPD sont notamment toutes les informations qui concernent une personne physique identifiée ou identifiable que ce soit de manière directe ou indirecte. A titre d'exemple, le nom, l'adresse mail, ou encore un numéro de téléphone, sont concernées par les données à indiquer dans le registre du traitement des données personnelles.Dans les entreprises de moins de 250 salariés, une dérogation existe. Au sein de ces dernières, les mentions indiquées dans le registre du traitement des données personnelles doivent concerner :

• les traitements non occasionnels ;
• les traitements susceptibles de comporter un risque pour les droits et libertés des personnes ;
• les traitements qui portent sur des données sensibles (données de santé par exemple).

Plusieurs sanctions peuvent être envisagées en cas d'absence de registre de traitement des données personnelles dans une entreprise. La sanction la plus courante est l'amende administrative.

Ce document doit être placé dans les entreprises concernées afin de pouvoir être consulté notamment par les autorités de contrôle telles que l'inspecteur du travail par exemple ou encore la CNIL.Il peut aussi être consulté par les personnes qui en font la demande si les entreprises estiment cela nécessaire.

Ce registre peut être tenu par une ou plusieurs personnes désignées dans les entreprises pour le remplir. Généralement, il est tenu par les responsables de traitement ou les sous-traitants eux-mêmes s'il y en a. A défaut, c'est au directeur de l'entreprise de tenir à jour ce registre.

Ce registre est au format A4 portrait avec une couverture cartonnée, et contient 64 pages.

Non, nos registres sont uniquement disponibles au format papier et ne possèdent pas de version dématérialisée.

Le registre de traitement des données personnelles est conforme notamment aux dispositions du règlement (UE) 2016/679 du parlement européen et du conseil du 27 avril 2016.