Registre unique du personnel

Le registre unique du personnel permet d'identifier tout le personnel d'une entreprise.

Les employeurs ont pour obligation d'en tenir un, et ce, quelle que soit la taille de leur entreprise.

Ce registre doit être rempli dès l'embauche d'un salarié dans l'entreprise.

Les mentions obligatoires à renseigner pour les identifier sont :

• Le nom, prénom ;
• Le numéro de sécurité sociale ;
• La nationalité ;
• La date de naissance ;
• Le sexe ;
• L'emploi et la qualification ;
• Les dates d'entrée et de sorte de l'établissement ;
• Les dates d'autorisation d'embauche ou de licenciement ;
• Le type de titre des travailleurs étrangers, leur numéro d'ordre de titre ;
• Le type de contrat particulier (CDD, temps partiel, travail temporaire, mise à disposition par un groupement d'employeurs) ;
• Le nom et l'adresse de l'employeur du salarié temporaire, ou mettant à disposition son salarié ;
• Le type de contrat (apprentissage ou professionnalisation).

Les salariés en CDD ou CDI, les stagiaires, les jeunes travailleurs en contrat de professionnalisation ou d'apprentissage et les travailleurs à domicile doivent y être inscrits.

Les employeurs se voient dans l’obligation de détenir ce type de registre au niveau de leur établissement, et ce, dès l'embauche du 1er salarié.

Ainsi, dans la mesure où une entreprise se compose de plusieurs établissements, l'employeur devra tenir un exemplaire du registre unique du personnel dans chacun d'entre eux.

L'employeur encourt une amende de 4ème classe (135€ d'amende pouvant être majorée à 375€) :

• S'il manque à son obligation de détenir le registre unique du personnel au sein de son entreprise ;
• Si les mentions inscrites dans le registre apparaissent comme erronées ou incomplètes.

Tout salarié qui en fait la demande peut consulter le registre unique du personnel.

De même, ce registre doit être tenu à la disposition des personnes suivantes, à savoir :

• les membres du CSE (s'il est mis en place dans l'entreprise),
• les agents de contrôle de l'inspection du travail,
• les employés chargés de s'assurer de la correcte application des dispositions du Code de la sécurité sociale.

Il revient à l'employeur de tenir à jour le registre unique du personnel.

S'il le souhaite, il peut également déléguer cette tâche à un employé de l'entreprise.

Le registre doit être conservé tant que l'entreprise compte des salariés (ou des stagiaires).

À compter de la sortie d'un salarié (ou d'un stagiaire) de l'entreprise, les mentions obligatoires le concernant sont conservées au sein du registre pour une durée de 5 ans.

Ce registre est au format A4 paysage avec une couverture cartonnée.

Il contient 64 pages, dont 40 d'entre-elles sont réservés aux salariés de l'entreprise, et 20 autres pour la partie « Stagiaire » ce qui vous permet de recenser environ 400 salariés et 200 stagiaires.

Non, nos registres sont uniquement disponibles au format papier et ne possèdent pas de version dématérialisée.

En plus de ce registre, vous aurez également besoin du document unique d'évaluation des risques professionnels (DUERP) ainsi que du registre unique de sécurité.

Le registre unique du personnel est conforme aux dispositions du Code du travail, et plus particulièrement aux articles suivants :

• L. 1221-13,
• L. 1221-15,
• L. 1221-15-1,
• D. 1221-23,
• D. 1221-23-1,
• D. 1221-24,
• D. 1221-24-1,
• D. 1221-25,
• R. 1221-26,
• R. 1227-7.